初めてのオンラインストレージ導入ガイド オンラインストレージサービスの選び方とは?導入のメリット・ 選び方のコツを大公開

インターネットがあれば気軽に利用できるサービスであるオンラインストレージ。身近ではあるものの、法人で導入するにはどのような点に気をつければいいか不安な方もいるのではないでしょうか。オンラインストレージの概要、メリット、デメリットと、法人で選ぶときに知っておきたいポイントについて解説します。

1.オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上でファイルを保管できる外部記憶装置(ストレージ)サービスのことです。個人利用で、ファイルの保存容量を増やすために使っている方も多いのではないでしょうか。現在では利便性が向上し、ストレージも大容量になってきていることから、法人での活用も増えています。

パソコンやスマートフォンに専用アプリをインストールしたり、ブラウザからアクセスしたりして文書や画像などのデータを保管します。自動的にローカルとの同期が行われるものもあり、ファイルの共有も簡単なのが特徴です。

一般的に、容量が大きく高機能になるほど価格が高くなるため、自社に合った容量とサービス内容、コストを比較検討することが大切です。

導入のメリット・デメリット

オンラインストレージを活用することで、社内でデータを保管するよりも、ファイルへのアクセスや共有を大幅に効率化することができます。管理・運用の負担軽減も大きなメリットです。同時に、セキュリティなどには細心の注意が必要です。

そこで、メリット・デメリットをまとめて紹介します。

メリット1:場所、時間を問わずアクセス可能に

インターネットに接続できる環境さえあれば、場所や時間に関係なく利用することができます。訪問先でもタブレットがあればすぐに営業資料を見せられる、在宅勤務でも社内同様にファイルを確認できるなど、業務の効率化に役立ちます。

ローカルに保存した文書のようなデータと違い、オンラインストレージではURLを発行してファイルを共有したり、複数人で同時に作業したりすることも可能です。ユーザーの管理をしっかり行っていれば、ビジネスのさまざまな場面で活用できます。

メリット2:初期費用・運用コストが低い

オンラインならではの利点として、自社にハードウェアを導入する場合よりもはるかに低いコストで導入できることが挙げられます。無料の体験版を用意しているベンダーもあり、デモンストレーション、導入ともにハードルが低くなっています。

自社サーバーの場合は保守運用を担う専門の部署・社員が必要ですが、オンラインストレージではサポートもサービスに含まれていることが多く、社員の負担を増やさずにすみます。特に人手が不足しやすい小~中規模の法人では、社員の負担となる業務を低価格でアウトソーシングするのは有効な手段です。

メリット3:サーバー容量の不足が解消される

オンラインストレージを使えば、ファイルを保存しても自社サーバーの容量が圧迫されません。そのため社内のファイルサーバーなどは余裕を持って使用でき、負荷も軽減されます。オンラインストレージの容量を増やしたいときは、プランの変更や追加料金の支払いで対応が可能です。

画像や動画を含むファイルなど扱うデータ量が大きい場合、それらを保管・蓄積できるだけのサーバーを自社で保有すると、相応のコストがかかってくるでしょう。メンテナンスの手間も踏まえ、オンラインストレージ活用で保存容量の課題が解決できないか、検討することをおすすめします。

デメリット1:セキュリティのリスク

オンラインストレージのサービスによっては、セキュリティ対策が高度でない可能性があります。企業秘密が外部に漏えいしてしまうことは、何としても防がなければなりません。サービスのセキュリティ対策はもちろん、使用しているサーバーやデータセンターが信頼できる企業から提供されているか確認しましょう。

意外と盲点になるのは、ユーザー(社員)の不注意により情報が漏れてしまうことです。いつ・どこでもアクセス可能なため、社内のみの利用に比べて情報管理が難しくなることもあります。オンラインストレージを効果的に活用するには、利用ルールの策定や、適切なアクセス管理が不可欠だといえるでしょう。

デメリット2:カスタマイズの自由度が高くない

オンラインストレージは元々ユーザー数が多いサービスであり、個々の法人に合わせた細かいサービスメニューを用意するのは難しいというデメリットがあります。基本のプランとオプション(カスタマイズできる内容)が用意されていることが多いので、自社の環境で使いやすい組み合わせを検討しましょう。導入後に「イメージと違った」とならないよう、必須機能の絞り込みと、トライアルを行うことが大切です。

オンラインストレージとクラウドとの違い

インターネットを通して利用するサービスとして、よく混同されるのが「クラウド」です。クラウドとは、インターネット経由で利用できるサーバー群やシステム、データセンターなどの総称です。誰でもアクセスできるサービスから企業独自のシステムまで、多様な「クラウド」が存在します。

オンラインストレージはクラウドの一種であり、「クラウドストレージ(サービス)」はオンラインストレージと同じ意味で用いられます。ベンダーによってはサービス名がクラウドストレージになっていることもあります。

2.法人でオンラインストレージを選ぶポイント5つ

オンラインストレージは導入のハードルが低く、ビジネスシーンで活躍するツールであることがわかりました。ここでは有効活用のために大切な、選び方のチェックポイントを紹介します。

①セキュリティが万全か

法人の内部情報を社外に預けることになるため、強固なセキュリティ対策が欠かせません。外部からの不正アクセスを防ぐ機能と、情報の流出を防ぐユーザー管理機能の両方が充実しているか、しっかり確認しましょう。必須であるセキュリティ機能で想定外のコストが発生しないよう、標準装備に含まれているサービスを選ぶことも重要です。

情報を外部から守る暗号化通信、IPアドレス制限、ウイルススキャン機能や、シャドーIT(※)を防止する端末認証、アカウントの権限管理などができるものが良いでしょう。導入後に運用の改善を行っていくためには、管理者がアクセスログを確認でき、アカウントやパスワードの細かい設定ができるサービスがおすすめです。
(※)……会社が承認していない従業員個人のデバイスを業務に使用すること。情報漏えいやウイルス感染のリスクがある。

②コストを抑えられるか

インターネットを通じたサービスであるため、初期費用はどのオンラインストレージでもあまり高くなることはありません。運用コストは大きくわけてユーザー数に応じて料金を払う「従量課金制」と、毎月プランで決められている料金を払う「月額制」があります。

従量課金制が向いているケース

  • 利用人数が少ない(数人程度)
  • 業務上扱うファイルが限られており、データ量が増加する可能性が低い

比較的小規模で、利用内容の変動が少ない場合に適しています。ただし、月額制の少人数向けプランで問題なく利用できることもあります。

月額制が向いているケース

  • 利用人数が数十人程度(またはそれ以上)
  • データ量が増えていく可能性が高い
  • 利用人数の増減に対応する必要がある

こちらに該当する場合は、月額制がおすすめです。ユーザー数やデータ利用量の変動がプラン内に収まっていれば、追加で費用を払う必要がなく、新規の手続きも不要です。従量課金制ではユーザー数に応じてコストが増えていくため、人数が多くなると月額制より割高になる傾向があります。

③十分なサポートがあるか

運用中の不具合やトラブルがあったとき、十分なサポートを受けられるかどうかも確認しましょう。復旧対応が遅れてしまうと、業務に支障が出る可能性があります。不具合の復旧対応は24時間体制で行われている、操作方法の質問に電話やメールで対応してくれるなど、いざというとき使いやすいサポート体制になっているかどうかも重要です。

④スマホや複合機と連携可能か

スマートフォンや複合機で直接アクセスできるサービスであれば、業務での活用の幅が広がります。複合機を利用するためにはパソコンでの操作を介する必要があるといった状況では、一部では効率化できない作業も発生してしまいます。パソコン以外のデバイス活用で仕事のフローを減らせないか、一度見直しをしてみましょう。

⑤操作がシンプルか

オンラインストレージを十分に活用するには、社員が負担を感じないような操作性を備えていることも大切です。使い勝手が悪いと効率化の妨げになるだけではなく、料金に見合った利用ができていないことで結果的に損失になってしまうことも考えられます。

  • ドラッグ&ドロップでファイルの操作ができる
  • Windows、Mac両方のOSに対応している
  • ファイルのURL発行が簡単で、共有範囲を決めて送ることができる

これらのポイントを満たしていれば、導入のために社員が難しい操作を覚える必要性はあまりないでしょう。データを一元的に管理するためにも、社内での普及という観点からも仕様をチェックするのがおすすめです。

3.自社に合ったオンラインストレージで快適に

オンラインストレージは、ハードのサービスに比べて価格面でのハードルが低いことが魅力です。自社にあったサービスを使いこなして高いコストパフォーマンスを得られるよう、チェックポイントを参考にしてみてください。

お役立ち情報

オンラインストレージを選ぶ際に見るべきポイントや気をつける点など、比較に役立つ情報を集めました。